Belege digital archivieren – Das müssen Sie beachten!

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Es gibt kaum jemanden, der den Buchungsgrundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ nicht kennt. Doch was bedeutet das für Sie als Unternehmer?

Grundsätzlich gilt, dass für jeden Geschäftsvorfall ein sachlich korrekter Beleg vorliegen muss. Damit soll der Zusammenhang zwischen dem Vorgang und der Buchung hergestellt und auch nachvollziehbar gemacht werden. Belege sind also die Basis für den Nachweis der Richtigkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen. Deshalb unterliegen Belege auch der Aufbewahrungspflicht.

Was ist ein Beleg?

Als Beleg wird grundsätzlich ein schriftlicher Nachweis über einen Geschäftsvorfall im Unternehmen bezeichnet. Für die Buchführung dient dieser als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung. Beleg ist demnach der Oberbegriff für diverse Belegarten wie beispielsweise Rechnungen, Aufträge oder Quittungen über Barzahlungen.

Damit stellt sich die Frage, nach den Aufbewahrungsfristen. Wie lange müssen Sie Belege aufbwahren? Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege müssen Sie 6 Jahre lang aufbewahren. Für Buchungsbelege betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre. Dies gilt sowohl nach Handelsrecht, als auch nach den steuerrechtlichen Bestimmungen.

Grundsätzlich gilt:

  • Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsrist von 10 Jahren.
  • Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen müssen 6 Jahre archiviert werden.

Ebenso zählen zu den Belegen

  • Rechnungen
  • Verträge
  • Barquittungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Zahlungsbelege

Warum müssen Belege digital archiviert werden?

Belege digital zu archivieren bedeutet, dass Sie alle eingehenden elektronischen Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahren müssen, in dem sie im Unternehmen eingehen. Ein digitales Archiv ermöglicht es Ihnen dadurch, eine GoBD-Konforme Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassenen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung. Das Ziel ist es mit den GoBD Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung für Unternehmen zu schaffen. Gemäß den GoBD müssen Sie alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden. Gescannte Papierdokumente können hierbei allerdings das Original ersetzen. Wichtig ist dabei, dass Belege, welche als PDF eingehen, auch als PDF aufbewahrt werden müssen. Die Belegsicherung bzw. Belegarchivierung dient also als Beweiskraft.

Bei der Neufassung des GoBD-Leitfadens vom 18. Juli 2019 wurde unter Punkt 9.2. übrigens auch die Erfassung von Belegen mit Smartphones zugelassen. Dort heißt es: “Eine bildliche Erfassung kann […] mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen”

Digitale Belegarchivierung

Die Finanzbehörden akzeptieren Belege in digitaler Form, weshalb Belege, die in elektronischer Form eingehen, nicht extra nochmal ausgedruckt und eingescannt werden müssen. Das Gesetz gibt aber vor, dass die digitalen Belege ebenfalls archiviert werden müssen. Wie oben bereits angesprochen, müssen alle eingehenden elektronischen Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie im Unternehmen eingegangen sind.

Gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen alle Belege wie folgt archiviert werden:

  • Vollständig
  • Übereinstimmend mit dem Original
  • Für die Dauer von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments)
  • Ordnungsgemäß
  • Mit Berechtigung einsehbar
  • Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
  • Frühestmöglich

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