Digitale Geschäftsprozesse – schnell, effizient und transparent


Welche wesentlichen Tools unterstützen sie bei der schnellen Einrichtung und Organisation von digitalen Arbeitsplätzen? Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie man Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente gezielt durch das Unternehmen lenken kann?

Warum digitale Workflows Ihnen die Arbeit erleichtern?

Papiergebundene Arbeitsabläufe sind häufig mit Zeitverlust verbunden. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter an Prozessen beteiligt sind. Dann wandern Dokumente von Schreibtisch zu Schreibtisch und dort von einer Ablage in die andere. Freigaben werden häufig auf Zuruf erteilt und sind nicht nachvollziehbar. Und häufig weiß keiner so ganz genau, in welchem Status sich ein Dokument gerade befindet. Das führt zu Unmut und Frust und belastet die Arbeitsatmosphäre.

Dabei kann es eigentlich ganz einfach sein, Geschäftsprozesse schnell, effizient und transparent zu gestalten: Nutzen Sie digitale Workflows! Digitale Prozesse eignen sich bestens um Informationen digital zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten.

Durch die digitale Verarbeitung von Informationen reduzieren Sie nicht nur den Zeitaufwand, sondern Sie machen auch Abläufe nachvollziehbar, schaffen Rechtssicherheit und verringern die Gefahr von Datenverlusten.

Wie Sie Geschäftsprozesse einfach optimieren

Den Einsatzmöglichkeiten von digitalen Workflows, zur Optimierung von Geschäftsprozessen, sind keine Grenzen gesetzt. Prüfen Sie intern, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Egal ob es sich um Prüfungsprozesse, Bestellprozesse oder Genehmigungsprozesse handelt: In Starfinder® können Sie auf Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Workflows erstellen, um Prozesse abzubilden. Komfortabel und flexibel. Wirklich wichtig ist, dass Dokumente immer dort ankommen, wo sie aktuell gebraucht werden.

Wichtig bei der Digitalisierung von Prozessen ist, dass diese für die involvierten Mitarbeiter einfacher und schneller werden. Digitale Prozesse dürfen also keineswegs komplexer sein als der manuelle Prozess, der ersetzt werden soll.

Der digital Prozess muss am Ende einen Mehrwert für alle Teilnehmer und die gesamte Organisation sein. Dazu bedarf es in den weitaus meisten Fällen keiner komplizierten Software. Wir haben in der Zusammenarbeit mit kleinen und mittelständischen Unternehmen die Erfahrung gemacht, dass mit einfachen Freigabeprozessen, nahezu alle Dokumentenprozesse abgebildet werden können.

Um Ihr Dokument gezielt durch einen Prozess zu lenken, legen Sie Ihr Dokument zunächst in Starfinder® ab. Hier können Sie die verschiedenen Arbeitsschritte, die zu Ihrem Dokument erledigt werden müssen, definieren. Geben Sie auch gleich die Reihenfolge vor, in der die Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern vorgelegt werden sollen. Mit dem Zieldatum stellen Sie sicher, dass der Prozess fristgerecht beendet wird. Entlasten Sie sich und Ihre Mitarbeiter mit transparenten Abläufen! Mit Starfinder® erstellen Sie die benötigten Workflows in wenigen Minuten.

Den Ablauf der benötigten Prozesse können Sie als Workflow-Vorlage speichern. Wenn Sie eine bereits erstellte Vorlage nutzen, um einen Workflow zu starten, sind Aufgaben und Mitarbeiter bereits definiert. Das ist komfortabel und entlastet Sie!

Mit Starfinder® verschaffen Sie sich einfach und effektiv Übersicht, denn als Initiator Ihres Workflows können Sie Ihren Prozess jederzeit im Blick behalten. So wissen Sie immer, wie der Stand der Bearbeitung ist. Und ist ein am Workflow beteiligter Mitarbeiter nicht verfügbar, können Sie die Aufgabe kurzerhand einem anderen Mitarbeiter zuteilen.

Produktivität auch im Home Office

Corona und die damit verbundene Arbeit im Home Office haben dazu geführt, dass viele Unternehmen nach Wegen aus bestehenden papiergebundenen Prozessen suchen mussten. Die Digitalisierung schafft hier Möglichkeiten, über die zuvor kaum ein kleineres Unternehmen nachgedacht hatte. Sicher ist, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und handlungsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen neue Wege gehen.

Um die Arbeit im Home Office effektiv zu gestalten, sollten Unternehmen zunächst drei grundlegende Fragen beantworten:

  • Welche Informationen benötigen Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit?
  • Wo werden diese Informationen derzeit gespeichert?
  • Können Mitarbeiter aus der Ferne sicher auf diese Informationen zugreifen?

Es ist also höchste Zeit, so viele Papierdokumente wie möglich zu scannen und zu archivieren. Dazu benötigen Sie ein passendes Archiv, in dem alle Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell und einfach finden und immer und von überall abrufen und bearbeiten können. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Prozesse digitalisieren, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und das Fehlerrisiko zu reduzieren. Eine gute Lösung für das Home Office hilft Ihrem Unternehmen, in der aktuellen Situation und auch in der Zukunft, erfolgreich zu sein.

Workflows schaffen Orientierung

Starfinder® macht glücklich: Schaffen Sie mithilfe der Workflow-Funktion des Starfinders® klare Strukturen und Zuständigkeiten in Ihren Prozessen. So weiß jeder Mitarbeiter, was er zu tun hat, und hat gleichzeitig alle nötigen Dokumente dafür zur Hand.

Mit nachvollziehbaren Prozessen lassen sich Fehler vermeiden und Fristen spielend einhalten. Und sollten Sie doch einmal einen Prozess anders gestalten müssen, haben Sie mit Starfinder® Digital Archiv die Möglichkeit, den Workflow flexibel an Ihre Anforderungen anzupassen.

Sie kennen Starfinder® noch nicht oder möchten gerne wissen, wie Sie mit Workflows Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren können? Dann schreiben Sie uns doch!

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